DASAR-DASAR SIARAN PERS
BASIC NEWS RELEASE
Pada dasarnya, sebuah News Release ( Siaran Pers) adalah …..a simple document whose purpose of information in ready –to publish form..(Dennis Wilcox 2003:475). Yakni sebuah dokumen sederhana & simple dengan tujuan jelas siap menyampaikan informasi.
Para editor dan wartawan media massa ---tujuan kepada siapa siaran pers dikirimkan—akan menilai News Release sesuai dasar terpenting dalam dunia jurnalistik yakni apakah berita atau informasi yang diberikan itu punya nilai-nilai tinggi sehingga bisa dimuat ataukah hanya Untuk dibuang ke tempat sampah.
Biasanya tidak perlu ‘payment’ atau biaya yang harus dikeluarkan dari pemberi Siaran pers demi termuatnya sebuah siaran pers.
Meski tidak tertutup kemungkinan bahwa ada media massa yang memang akan meminta bayaran tertentu bila sebuah news release dimuat tetapi bila itu terjadi maka si pengirim yang meminta beritanya dimuat harus bisa ‘mengontrol’ isinya. Dan berita tersebut dianggap sebagai sebuah berita iklan. “…..if an organization or individual purchases space in a publication to present its material, this is a paid advertisement and the purchaser controls the content..” (Dennis 2003:475) Siaran pers seharusnya disajikan dengan jelas dan singkat padat dan menyesuaikan diri dengan gaya atau style penerbitan pers yang dituju, sehingga wartawan atau redaktur bisa merilis isi berita tersebut kepada audiens secara mudah, dengan kualitas berita terpercaya dan akurat Gaya penulisan release harus professional, langsung pada sasarannya.Tidak bertele-tele di mana semua persoalan atau poin penting berada di bagian atas (lead). Semakin ‘pressklar “ (siap terbit) sebuah release akan semakin besar kemungkinan wartawan atau redaktur memanfaatkannya sebagai salah satu bahan berita mereka. Untuk itu maka para penulis release tidak boleh sembarangan. Sebagaimana Dennis berkata: ….a News Release is a purveyor of information, not an exercise in writing style, except in those cases of longer release that are clearly intended to be feature stories…. Sebuah release akan ‘berkompetisi’ sengit melawan puluhan atau bahkan ratusan release yang lain maka dari itu sisi-sisi penulisannya harus bisa menarik perhatian pembaca, menempatkan hal-hal penting di bagian depan dan menggunakan kata-kata yang efektif. Miminal kemampuan penulis release adalah sama dengan kemampuan wartawan yang biasa membuat berita dengan bahasa yang hemat kata, cerdas dan tepat pada sasaran. Pada intinya paling tidak ada tiga perlakuan yang akan diterapkan pada sebuah news release. Yang pertama dikatagorikan sebagai Obvious News yakni berita penting yang akan sesegera mungkin dimuat pada kesempatan pertama. Kedua dikatagorikan ‘Maybe” atau berita atau news release itu baru dimuat apabila si wartawan atau editor punya waktu. Padahal sebenarnya isi dari release itu cukup berharga. Sedangkan katagori ketiga adalah ‘discard’ , di mana sebuah release langsung ditolak atau dibuang karena dianggap tidak punya nilai berita. Katagori release ini biasanya tidak cukup punya daya tarik sehingga bisa disiarkan bisa juga bahwa hal-hal penting di balik release itu tidak dikembangkan PHYSICAL APPEARANCE Ada sejumlah format standar dalam penulisan release sebagaimana dilakukan oleh Public Relations Officer (PRO) diantaranya: 1. use plain white 8 ½ by 11 inch paper ( gunakan kertas warna putih bersih berukuran 8,5 – 11 inc ) 2. Indentitas pengirim harus jelas dituliskan pada Sudut kiri atas dari halaman kertas, diperlengkapi dengan nomor telepon , nama kontak person dan alamat E-mail yang bisa dihubungi setiap saat. 3. Berikan keterangan “For Immediate Release” jika materi yang anda sampaikan memang ditujukan sebagai publikasi yang harus disegerakan pemuatannya. Bila disertai dengan waktu itu menunjukkan bahwa release itu lebih disukai dimuat Berdasarkan waktu yang diinginkan. Misalnya….For Release at 6 p.m Est Feb.12. Ini yang dinamakan ‘embargo’. Terkadang wartawan tidak mematuhi ketentuan embargo, maka dari itu embargo hanya dicantumkan apabila sangat perlu. 4. sisakan ruang sebesar 2 inc untuk kepentingan editing yang memudahkan editor atau wartawan memotong atau membuang hal-hal yang tidak perlu dan tidak bermanfaat 5. mulailah dengan teks berita yang menampilkan ringkasan statement yang actual, relevan dan important information 6. sisakan sedikitnya margin 1.5 inc dan teks berita diketik dua spasi agar memudahkan editor atau redaksi saat mengedit beritanya. 7. jangan sampai menempatkan informasi penting dalam lembaran-lembaran yang terpisah jauh satu sama lain, usahakan semua informasi penting ada di bagian awal news release 8. jangan lupa berilah keterangan ….nomor halaman dan halaman berapa dari jumlah halaman seluruhnya. Pastikan tidak ada informasi yang tercecer dan hilang. CONTENT Content atau isi dari siaran pers harus benar-benar mencerminkan gagasan terpenting dari si pembuat. Ada sejumlah pedoman dalam penulisan Content ini diantaranya: 1.Mulailah menulis release dengan menempatkan unsur-unsur Lead terpenting di bagian depan. 2. Tulisan itu harus bisa menjawab pertanyaan : WHO (siapa yang melakukan), WHAT (apa yang dilakukan) WHEN (kapan kejadian terjadi) WHERE (dimana ) dan WHY ( mengapa hal itu terjadi). 3 Tulisan Lead sebaiknya singkat padat tidak terlalu panjang dan : antara 3 sampai empat baris per paragrapnya ( kurang lebih 35 kata) 4. Hindari penggunaan istilah khusus atau unik yang hanya diketahui oleh anda atau segelintir orang. Bila terpaksa harus ditulis maka setelah kata-kata khusus tersebut harus disertakan terjemahannya dalam bahasa Indonesia yang baik dan benar 5. Upayakan penulisan news release menyesuaikan diri dengan kebiasaan wartawan saat menulis atau menggunakan bahasa. Bahasa yang singkat padat, langsung pada sasaran akan lebih disukai ketimbang berita yang panjang lebar seperti gerbong kereta api. Wartawan biasanya menyukai bahasa yang sederhana, gampang dimengerti, hemat kata dan langsung pada sasarannya. 6. Hindarilah ‘cliches’ dan ‘fancy phrase’. Frasa-frasa yang terlalu berlebihan misalnya ‘unique’, revolutionary dan ‘state-of-the-art’ akan dibuang oleh redaksi dan besar kemungkinan news release anda akan dibuang ke tempat sampah. Fact Sheets & Media Advisories Kegiatan pengiriman news release biasanya juga disertai dengan ‘Media Advisories’. Media advisory bisa juga disebut sebagai ‘media alert’ yang sedikit berbeda dari lembaran fakta. Media advisories biasanya memberikan ‘basic fact’ mengenai sebuah kegiatan, ini diharapkan bisa menarik minat wartawan agar mengikuti atau mau melakukan peliputan. Biasanya informasi yang diberikan kepada pers disajikan secara unik dalam kemasan khusus seperti ‘press Kit’. Press Kit biasanya berisi sejumlah materi atau bahan yang terkait dengan kegiatan yang akan dilangsungkan; Di antaranya adalah : 1 Backgrounders ( latar belakang) yang berisi (1) informasi penting mengenai perusahaan/ tim manajemen, (2) product areas/markets & (3) major new products 2. Setiap product baru juga disertai dengan news release tersendiri. 3. Biasanya juga disertai brosur ( enam halaman, full colour diatas kertas glossy mengenai perusahaan dan produk-produknya. 4. Foto hitam putih yang menggambarkan product yang akan diluncurkan atau diperkenalkan kepada public. 5. Slides berwarna mengenai produk utama __________________ DAFTAR PUSTAKA Dennis Wilcox, 2003. Public Relations Strategies And Tactics, Pearson Education, Sevent Edition
Meski tidak tertutup kemungkinan bahwa ada media massa yang memang akan meminta bayaran tertentu bila sebuah news release dimuat tetapi bila itu terjadi maka si pengirim yang meminta beritanya dimuat harus bisa ‘mengontrol’ isinya. Dan berita tersebut dianggap sebagai sebuah berita iklan. “…..if an organization or individual purchases space in a publication to present its material, this is a paid advertisement and the purchaser controls the content..” (Dennis 2003:475) Siaran pers seharusnya disajikan dengan jelas dan singkat padat dan menyesuaikan diri dengan gaya atau style penerbitan pers yang dituju, sehingga wartawan atau redaktur bisa merilis isi berita tersebut kepada audiens secara mudah, dengan kualitas berita terpercaya dan akurat Gaya penulisan release harus professional, langsung pada sasarannya.Tidak bertele-tele di mana semua persoalan atau poin penting berada di bagian atas (lead). Semakin ‘pressklar “ (siap terbit) sebuah release akan semakin besar kemungkinan wartawan atau redaktur memanfaatkannya sebagai salah satu bahan berita mereka. Untuk itu maka para penulis release tidak boleh sembarangan. Sebagaimana Dennis berkata: ….a News Release is a purveyor of information, not an exercise in writing style, except in those cases of longer release that are clearly intended to be feature stories…. Sebuah release akan ‘berkompetisi’ sengit melawan puluhan atau bahkan ratusan release yang lain maka dari itu sisi-sisi penulisannya harus bisa menarik perhatian pembaca, menempatkan hal-hal penting di bagian depan dan menggunakan kata-kata yang efektif. Miminal kemampuan penulis release adalah sama dengan kemampuan wartawan yang biasa membuat berita dengan bahasa yang hemat kata, cerdas dan tepat pada sasaran. Pada intinya paling tidak ada tiga perlakuan yang akan diterapkan pada sebuah news release. Yang pertama dikatagorikan sebagai Obvious News yakni berita penting yang akan sesegera mungkin dimuat pada kesempatan pertama. Kedua dikatagorikan ‘Maybe” atau berita atau news release itu baru dimuat apabila si wartawan atau editor punya waktu. Padahal sebenarnya isi dari release itu cukup berharga. Sedangkan katagori ketiga adalah ‘discard’ , di mana sebuah release langsung ditolak atau dibuang karena dianggap tidak punya nilai berita. Katagori release ini biasanya tidak cukup punya daya tarik sehingga bisa disiarkan bisa juga bahwa hal-hal penting di balik release itu tidak dikembangkan PHYSICAL APPEARANCE Ada sejumlah format standar dalam penulisan release sebagaimana dilakukan oleh Public Relations Officer (PRO) diantaranya: 1. use plain white 8 ½ by 11 inch paper ( gunakan kertas warna putih bersih berukuran 8,5 – 11 inc ) 2. Indentitas pengirim harus jelas dituliskan pada Sudut kiri atas dari halaman kertas, diperlengkapi dengan nomor telepon , nama kontak person dan alamat E-mail yang bisa dihubungi setiap saat. 3. Berikan keterangan “For Immediate Release” jika materi yang anda sampaikan memang ditujukan sebagai publikasi yang harus disegerakan pemuatannya. Bila disertai dengan waktu itu menunjukkan bahwa release itu lebih disukai dimuat Berdasarkan waktu yang diinginkan. Misalnya….For Release at 6 p.m Est Feb.12. Ini yang dinamakan ‘embargo’. Terkadang wartawan tidak mematuhi ketentuan embargo, maka dari itu embargo hanya dicantumkan apabila sangat perlu. 4. sisakan ruang sebesar 2 inc untuk kepentingan editing yang memudahkan editor atau wartawan memotong atau membuang hal-hal yang tidak perlu dan tidak bermanfaat 5. mulailah dengan teks berita yang menampilkan ringkasan statement yang actual, relevan dan important information 6. sisakan sedikitnya margin 1.5 inc dan teks berita diketik dua spasi agar memudahkan editor atau redaksi saat mengedit beritanya. 7. jangan sampai menempatkan informasi penting dalam lembaran-lembaran yang terpisah jauh satu sama lain, usahakan semua informasi penting ada di bagian awal news release 8. jangan lupa berilah keterangan ….nomor halaman dan halaman berapa dari jumlah halaman seluruhnya. Pastikan tidak ada informasi yang tercecer dan hilang. CONTENT Content atau isi dari siaran pers harus benar-benar mencerminkan gagasan terpenting dari si pembuat. Ada sejumlah pedoman dalam penulisan Content ini diantaranya: 1.Mulailah menulis release dengan menempatkan unsur-unsur Lead terpenting di bagian depan. 2. Tulisan itu harus bisa menjawab pertanyaan : WHO (siapa yang melakukan), WHAT (apa yang dilakukan) WHEN (kapan kejadian terjadi) WHERE (dimana ) dan WHY ( mengapa hal itu terjadi). 3 Tulisan Lead sebaiknya singkat padat tidak terlalu panjang dan : antara 3 sampai empat baris per paragrapnya ( kurang lebih 35 kata) 4. Hindari penggunaan istilah khusus atau unik yang hanya diketahui oleh anda atau segelintir orang. Bila terpaksa harus ditulis maka setelah kata-kata khusus tersebut harus disertakan terjemahannya dalam bahasa Indonesia yang baik dan benar 5. Upayakan penulisan news release menyesuaikan diri dengan kebiasaan wartawan saat menulis atau menggunakan bahasa. Bahasa yang singkat padat, langsung pada sasaran akan lebih disukai ketimbang berita yang panjang lebar seperti gerbong kereta api. Wartawan biasanya menyukai bahasa yang sederhana, gampang dimengerti, hemat kata dan langsung pada sasarannya. 6. Hindarilah ‘cliches’ dan ‘fancy phrase’. Frasa-frasa yang terlalu berlebihan misalnya ‘unique’, revolutionary dan ‘state-of-the-art’ akan dibuang oleh redaksi dan besar kemungkinan news release anda akan dibuang ke tempat sampah. Fact Sheets & Media Advisories Kegiatan pengiriman news release biasanya juga disertai dengan ‘Media Advisories’. Media advisory bisa juga disebut sebagai ‘media alert’ yang sedikit berbeda dari lembaran fakta. Media advisories biasanya memberikan ‘basic fact’ mengenai sebuah kegiatan, ini diharapkan bisa menarik minat wartawan agar mengikuti atau mau melakukan peliputan. Biasanya informasi yang diberikan kepada pers disajikan secara unik dalam kemasan khusus seperti ‘press Kit’. Press Kit biasanya berisi sejumlah materi atau bahan yang terkait dengan kegiatan yang akan dilangsungkan; Di antaranya adalah : 1 Backgrounders ( latar belakang) yang berisi (1) informasi penting mengenai perusahaan/ tim manajemen, (2) product areas/markets & (3) major new products 2. Setiap product baru juga disertai dengan news release tersendiri. 3. Biasanya juga disertai brosur ( enam halaman, full colour diatas kertas glossy mengenai perusahaan dan produk-produknya. 4. Foto hitam putih yang menggambarkan product yang akan diluncurkan atau diperkenalkan kepada public. 5. Slides berwarna mengenai produk utama __________________ DAFTAR PUSTAKA Dennis Wilcox, 2003. Public Relations Strategies And Tactics, Pearson Education, Sevent Edition
